Υπάρχει ένα παράδοξο που χαρακτηρίζει τις περισσότερες επιχειρήσεις που θέλουν να μεγαλώσουν: Περιμένουν να έχουν τα εφόδια της επόμενης φάσης πριν χτίσουν τα συστήματα που θα τους πάνε εκεί. Λένε “θα πάρουμε σύστημα διαχείρισης πελατών όταν έχουμε περισσότερους πελάτες”, “θα φτιάξουμε διαδικασίες όταν έχουμε περισσότερο προσωπικό”, “θα οργανωθούμε όταν έχουμε περισσότερο χρόνο”.
Το πρόβλημα; Εκείνο το “όταν” δεν έρχεται ποτέ μόνο του. Η αλήθεια είναι οι εταιρείες δεν μεγαλώνουν πρώτα και μετά οργανώνονται. Οργανώνονται, χτίζουν συστήματα και έτσι μεγαλώνουν.
Και όταν λέμε “οργάνωση” δεν εννοούμε ακριβά προγράμματα ή περίπλοκα εργαλεία. Εννοούμε κάτι πιο βασικό: Να ξέρετε τι επιχείρηση θέλετε να γίνετε. Να ορίσετε πώς θα λειτουργείτε για να το πετύχετε. Να ξέρετε τι κάνετε, γιατί το κάνετε, και πώς το κάνετε και να μπορεί να το κάνει οποιοσδήποτε άλλος χωρίς να χρειαστεί να σας ρωτήσει. Και όταν αυτό γίνει σύστημα, να το αυτοματοποιήσετε. Αυτή η διαφορά στη σειρά -πρώτα η οργάνωση, μετά η ανάπτυξη – είναι η κρίσιμη διαχωριστική γραμμή που χωρίζει τις επιχειρήσεις που απογειώνονται από αυτές που παραμένουν σε συνεχή κατάσταση επιβίωσης.
Το αόρατο κόστος της αναμονής
Μεγάλη έρευνα (Startup Genome Report) σε πάνω από 3.200 επιχειρήσεις υψηλής ανάπτυξης παγκοσμίως αποκάλυψε κάτι εντυπωσιακό: Το 74% των αποτυχιών οφείλεται σε πρόωρη επέκταση δηλαδή επιχειρήσεις που επένδυσαν σε ανάπτυξη πριν χτίσουν την υποδομή που θα την υποστήριζε. Αυτό δεν σημαίνει ότι προσπάθησαν να μεγαλώσουν πολύ γρήγορα αλλά ότι μεγάλωσαν χωρίς να έχουν χτίσει τα θεμέλια που απαιτούνται για το επόμενο επίπεδο. Από την άλλη, οι εταιρείες που επενδύουν σε συστήματα πριν τα χρειαστούν άμεσα, μεγαλώνουν 20 φορές γρηγορότερα. Όχι 20% διαφορά, 20 φορές περισσότερο.
Για παράδειγμα σκεφτείτε δύο εταιρείες που ξεκινάνε μαζί με το ίδιο budget. Η μία τρέχει αμέσως. Ψάχνει πελάτες, κάνει δουλειές, λύνει προβλήματα. Αλλά δεν έχει μέθοδο ή σύστημα και δεν καταγράφει πουθενά τι κάνει. Ξεχνάει να πάρει τηλέφωνο πελάτες. Χάνει ευκαιρίες. Σε δύο χρόνια φτάνει μόλις τις 100 χιλιάδες τζίρο.
Η άλλη πρώτα σχεδιάζει πως θα κινηθεί. Καταγράφει: Που πάμε; Πώς θα δουλεύουμε; Ποιος κάνει τι; Που είναι οι πελάτες μας; Βγάζουμε ή χάνουμε χρήματα; Και μετά ξεκινάει. Σε δύο χρόνια φτάνει τα 2 εκατομμύρια. Ίδια αρχή. Ίδιος χρόνος. Η μία έκανε 20 φορές παραπάνω τζίρο. Γιατί; Επειδή η μία οργανώθηκε για να τρέξει. Η άλλη έτρεξε χωρίς να οργανωθεί. Το πρόβλημα δεν είναι έλλειψη προσπάθειας αλλά το λεγόμενο λειτουργικό χρέος. Δηλαδή το αόρατο κόστος του να λειτουργείτε με τα εργαλεία μιας μικρής εταιρείας όταν προσπαθείτε να γίνετε μεγάλη.
Κάθε μέρα που δεν έχετε οργανωθεί σωστά, που δεν έχετε μέθοδο και συστήματα, χάνετε περίπου 3 στους 10 ενδιαφερόμενους πελάτες. Κάθε νέος συνεργάτης χωρίς τυποποιημένες διαδικασίες χρειάζεται έξι μήνες να γίνει παραγωγικός αντί για έξι εβδομάδες και εσείς πληρώνετε πλήρη μισθό για όλους αυτούς τους χαμένους μήνες.
Το σημείο καμπής
Έρευνες σε χιλιάδες εταιρείες έδειξαν ένα κρίσιμο μοτίβο: Στα 1 -5 εκατομμύρια ευρώ σε έσοδα, οι εταιρείες φτάνουν σε ένα σημείο καμπής. Τα συστήματα που τους έφεραν εκεί απλά δεν επαρκούν πια. Εδώ κάποιες εταιρείες συνεχίζουν να αναπτύσσονται, ενώ άλλες κολλάνε για χρόνια.
Στην πρώτη περίπτωση είχαν ήδη αρχίσει να χτίζουν τα συστήματα της επόμενης φάσης. Το 60% των επιχειρήσεων που αποτυγχάνουν κατά την ανάπτυξη δεν είχαν την υποδομή να υποστηρίξουν τη ζήτηση που δημιούργησαν. Επένδυσαν στο μάρκετινγκ, στις πωλήσεις αλλά όχι στα συστήματα που θα υποστήριζαν την αύξηση που ακολούθησε και δεν είχαν το αποτέλεσμα που ήθελαν γιατί το σύστημα δεν λειτούργησε. Μία άλλη έρευνα σε πάνω από 500 διευθύνοντες σύμβουλους έδειξε ότι μόνο 1 στους 10 πιστεύει ότι έχει τα δεδομένα που χρειάζεται για να πάρει σωστές αποφάσεις ανάπτυξης. Οι υπόλοιποι 9 αποφασίζουν με βάση την εμπειρία, τη διαίσθηση, την ελπίδα και όχι τα δεδομένα.
Η νοοτροπία που κάνει τη διαφορά
Έρευνα από το Πανεπιστήμιο Στάνφορντ έδειξε κάτι σημαντικό: Όταν επιχειρηματίες πιστεύουν ότι μπορούν να χτίσουν συστήματα τώρα – αντί να λένε “είμαστε ακόμα μικροί γι’ αυτό” – κάνουν 50% περισσότερες καινοτόμες κινήσεις στην επιχείρησή τους. Πιο συγκεκριμένα, οι εταιρείες με νοοτροπία ανάπτυξης είναι 49% πιο πιθανό να προωθήσουν την καινοτομία και 65% πιο πιθανό να υποστηρίξουν την ανάληψη κινδύνου. Τι σημαίνει αυτό; Ότι οι εταιρείες που μεγαλώνουν δεν περιμένουν να έχουν τα χρήματα για να επενδύσουν σε συστήματα και οργάνωση. Επενδύουν πρώτα και μετά τα συστήματα δημιουργούν τα χρήματα, τον χρόνο, την ικανότητα να προσελκύσουν τους σωστούς ανθρώπους.
Όταν η οργάνωση προηγείται της ευκαιρίας
Netflix: Το 2008, το Netflix αντιμετώπισε κρίση: Οι διακομιστές τους έπεσαν για τρεις ολόκληρες μέρες. Χιλιάδες συνδρομητές δεν μπορούσαν να δουν ταινίες. Η παραδοσιακή λύση θα ήταν να φτιάξουν τους διακομιστές και να συνεχίσουν όπως πριν.
Αντί γι’ αυτό, η ηγεσία πήρε μια σημαντική απόφαση: Δήλωσαν “είμαστε εταιρεία ψηφιακής μετάδοσης” και ξεκίνησαν τη μετάβαση σε cloud. Επένδυσαν εκατομμύρια δολάρια για να χτίσουν υποδομή για εκατομμύρια χρήστες που δεν είχαν ακόμα. Όρισαν πρώτα την ταυτότητα (ποιοι ήθελαν να είναι) και μετά έχτισαν τα συστήματα γι’ αυτή την ταυτότητα. Σήμερα το Netflix είναι η κυρίαρχη πλατφόρμα streaming παγκοσμίως με πάνω από 260 εκατομμύρια συνδρομητές.
Microsoft: Όταν ο Satya Nadella ανέλαβε την Microsoft το 2014, βρήκε μια εταιρεία με στάσιμη κουλτούρα. Η πρώτη του κίνηση δεν ήταν στρατηγική αναδιάρθρωση. Εισήγαγε τη φιλοσοφία “μαθαίνω συνεχώς” αντί του “ξέρω τα πάντα”. Ενθάρρυνε τις ομάδες να υιοθετήσουν νοοτροπία μάθησης, να δέχονται το λάθος ως ευκαιρία ανάπτυξης, να συνεργάζονται αντί να ανταγωνίζονται. Τα αποτελέσματα; Η Microsoft όχι μόνο επέστρεψε στην κορυφή της τεχνολογίας, αλλά η αξία της στο χρηματιστήριο πενταπλασιάστηκε σε 10 χρόνια. Η κουλτούρα που όρισε ο Nadella επέτρεψε στις ιδέες να ανθίσουν από κάθε επίπεδο της εταιρείας.
Amazon: Ο Jeff Bezos είχε μια ασυνήθιστη προσέγγιση. Επένδυε σε συστήματα και υποδομή όταν όλοι οι αναλυτές έλεγαν ότι ήταν τρέλα. Για χρόνια η Amazon δεν έβγαζε κέρδη επειδή επένδυε κάθε δολάριο σε κέντρα διανομής, σε συστήματα logistics, σε τεχνολογία που θα υποστήριζε εκατομμύρια παραγγελίες την ημέρα, όταν είχε μόνο χιλιάδες. Ο Bezos έλεγε: “Χτίζουμε για την αυριανή πελατεία, όχι για τη σημερινή”. Και όταν ήρθε η ευκαιρία, η Amazon ήταν η μόνη που μπορούσε να την αδράξει. Σήμερα είναι ο ηγέτης του ηλεκτρονικού εμπορίου παγκοσμίως.
Apple: Όταν ο Steve Jobs επέστρεψε στην Apple το 1997, η εταιρεία ήταν στα πρόθυρα της χρεοκοπίας. Η πρώτη του κίνηση; Μείωσε τα προϊόντα από δεκάδες σε τέσσερα. Αλλά πίσω από αυτή την απλότητα έχτισε συστήματα: Σχεδιασμός, παραγωγή, διανομή, λιανική και όλα δούλευαν σαν μία καλοκουρδισμένη μηχανή. Η Apple επένδυσε σε συστήματα που έκαναν την εμπειρία του πελάτη απλή, ενώ στο παρασκήνιο τρέχουν εκατοντάδες πολύπλοκες διαδικασίες. Έχτισε τα συστήματα πρώτα και τα προϊόντα της κατέκτησαν τον κόσμο.
Η φιλοσοφία που δημιουργεί αποτελέσματα
Όλες αυτές οι ιστορίες μοιράζονται την ίδια φιλοσοφία: Ταυτότητα → Συμπεριφορές → Συστήματα → Αποτελέσματα. Πρώτα ορίζουν ποιοι θέλουν να είναι και αλλάζουν την νοοτροπία. Το Netflix είπε “είμαστε streaming company” πριν γίνει. Η Microsoft είπε “μαθαίνουμε συνεχώς” πριν το δει στα νούμερα. Η Amazon είπε “είμαστε η πιο πελατοκεντρική εταιρεία” πριν αποκτήσει τους πελάτες να το δικαιολογήσει. Μετά αλλάζει η συμπεριφορά που υποστηρίζει αυτή την ταυτότητα, μετά χτίζουν τα συστήματα και μόνο τότε έρχονται τα αποτελέσματα που όλοι βλέπουν. Όχι όταν έχουν τα χρήματα αλλά τώρα. Όχι όταν έχουν τον χρόνο αλλά τώρα.
Επειδή καταλαβαίνουν πως η σωστή νοοτροπία, οδηγεί σε αλλαγή συμπεριφοράς, άρα και σε αλλαγή τρόπου λειτουργίας με αποτέλεσμα να πετυχαίνουν τους στόχους τους. Η αλλαγή επιχειρηματικής νοοτροπίας λοιπόν δημιουργεί τα χρήματα και τον χρόνο, όχι το αντίστροφο. Όταν έχουν τη σωστή νοοτροπία, τα αποτελέσματα αλλάζουν αυτόματα.
Η απόδειξη
Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν συστήματα για να παίρνουν αποφάσεις, αποφασίζουν 2,5 φορές πιο γρήγορα με τη μισή πιθανότητα λάθους από τους ανταγωνιστές τους. Αυτή είναι η διαφορά μεταξύ να ακολουθείς την αγορά και του να ηγείσαι της αγοράς. Έρευνα σε 5.000 από τις μεγαλύτερες εταιρείες παγκοσμίως έδειξε ότι οι εταιρείες με καλά συστήματα προσελκύουν περισσότερους πόρους, δημιουργώντας έναν θετικό κύκλο: Καλά συστήματα → Καλά αποτελέσματα → Περισσότεροι πόροι → Καλύτερα συστήματα. Εταιρείες χωρίς συστήματα είναι κλειδωμένες στον αντίθετο κύκλο που οδηγεί προς τα κάτω. Αν όλα αυτά έχουν τόσο νόημα, γιατί δεν το κάνουμε; Η απάντηση είναι ψυχολογική, όχι λογική.
Ο φόβος αποτυχίας είναι το νούμερο ένα εμπόδιο. Όταν λέμε “δεν έχουμε χρόνο για συστήματα”, συχνά η αλήθεια είναι “αν επενδύσω και δεν λειτουργήσει, θα χάσω χρήματα και θα δείξω ότι δεν μπορώ”. Είναι πιο ασφαλές να κατηγορούμε την έλλειψη χρόνου. Η αντίσταση στην αλλαγή είναι εξίσου ισχυρή. Έρευνες δείχνουν ότι 37 στους 100 ανθρώπους σε οργανισμούς αντιστέκονται σε αλλαγές. Οι λόγοι; Έλλειψη εμπιστοσύνης στην ηγεσία (41%), έλλειψη κατανόησης του γιατί (39%), φόβος του άγνωστου (38%). Αλλά όταν κατανοούμε γιατί αντιστεκόμαστε, μπορούμε να το αντιμετωπίσουμε. Δεν χρειάζεται να εξαλείψουμε τον φόβο, απλά χρειάζεται να τον αναγνωρίσουμε και να προετοιμαστούμε για δράση.
Η άλλη όψη του νομίσματος
Φανταστείτε την εταιρεία σας σε 18 μήνες. Έχετε σύστημα που παρακολουθεί κάθε πελάτη με ακρίβεια. Έχετε διαδικασίες που κάνουν έναν νέο συνεργάτη παραγωγικό σε εβδομάδες. Έχετε δεδομένα που σας δείχνουν σε πραγματικό χρόνο που πάει η εταιρεία. Οι πελάτες σας το νιώθουν. Η επικοινωνία είναι συνεπής. Οι παραδόσεις στην ώρα τους. Η ποιότητα προβλέψιμα υψηλή. Και επειδή το νιώθουν, μένουν, αγοράζουν περισσότερο, σας προτείνουν. Οι συνεργάτες σας το βλέπουν. Ξέρουν τι αναμένεται. Έχουν τα εργαλεία. Βλέπουν σαφή κατεύθυνση και θέλουν να είναι μέρος αυτής της πορείας.
Εσείς το ζείτε. Δουλεύετε για την εταιρεία με στρατηγική και όραμα και όχι μέσα στην εταιρεία λύνοντας καθημερινά προβλήματα. Έχετε χρόνο να σκεφτείτε, να σχεδιάσετε, να δείτε μπροστά. Και νιώθετε ότι προχωράτε πραγματικά.
Το συμπέρασμα
Η διαφορά μεταξύ επιχειρήσεων που απογειώνονται και επιχειρήσεων που παραμένουν στάσιμες δεν είναι το ταλέντο, η προσπάθεια, ή η τύχη. Είναι η σειρά των ενεργειών.
-Οι εταιρείες που αγωνίζονται λένε: “Όταν μεγαλώσουμε, θα χτίσουμε συστήματα.”
-Οι εταιρείες που απογειώνονται λένε: “Θα χτίσουμε συστήματα για να μεγαλώσουμε.”
Το Netflix, η Microsoft, η Amazon, η Google, η Apple, όλες έχτισαν τα συστήματα πριν τα χρειαστούν επειγόντως. Όρισαν την ταυτότητα πριν τα νούμερα το δικαιολογήσουν. Επένδυσαν στην οργάνωση ώστε όταν ήρθε η ευκαιρία, ήταν έτοιμες να την αδράξουν. Η ερώτηση λοιπόν δεν είναι “πότε θα έχετε τους πόρους να χτίσετε συστήματα”. Η ερώτηση είναι “τι χάνετε κάθε μέρα που δεν τα έχετε”. Όταν όμως: Ορίζεις ταυτότητα (Τι εταιρεία θέλω να είμαι; Σε ποιο επίπεδο παίζω;) τότε αλλάζει η συμπεριφορά και ο τρόπος λειτουργίας. Τότε φτιάχνεις συστήματα, ρουτίνες και στρατηγική σαν να είσαι ήδη εκεί και τότε δημιουργείς τις προϋποθέσεις να έρθουν: καλύτεροι πελάτες, καλύτεροι συνεργάτες, καλύτεροι άνθρωποι στην ομάδα.
Η καλή είδηση πάντως είναι ότι μπορείτε να αρχίσετε τώρα. Δεν χρειάζεται να περιμένετε να γίνετε μεγάλοι για να αρχίσετε να λειτουργείτε σαν μεγάλοι. Μπορείτε να λειτουργήσετε σαν μεγάλοι και έτσι να γίνετε μεγάλοι. Αν αναγνωρίζετε την εταιρεία σας σε αυτό που διαβάσατε, αν νιώθετε ότι τρέχετε αλλά δεν προχωράτε όπως θα θέλατε, ίσως χρειάζεται μια διαφορετική συζήτηση. Μια συζήτηση που δεν θα σας πει τι ξέρετε ήδη. Μια συζήτηση που θα σας δείξει ξεκάθαρα πού βρίσκεστε σήμερα, τι σας κρατάει εκεί, και τι πρέπει να αλλάξει για να φτάσετε εκεί που θέλετε.
Είστε έτοιμοι να μεταμορφώσετε την επιχείρησή σας;
Αν θέλετε να μετατρέψετε το όραμά σας σε μετρήσιμα αποτελέσματα, ας συζητήσουμε πώς μπορούμε να το πετύχουμε μαζί.